2010公务员面试备考：文件筐作业（1）
2010-09-02 河南公务员考试网
2010年河南公务员考试招考简章中说明面试主要采取结构化面试的方式进行。经批准也可采取无领导小组讨论、情景模拟、文件筐作业、演讲等方式进行面试。在此，我们将讲解关于文件筐作业的概念及特点。
文件筐作业的概念
所谓文件筐作业，也称之为文件筐测验与公文处理测验，属于情景模拟面试方法的一种，是评价候选人能否胜任特定管理岗位的常用情境模拟技术之一。公务员面试文件筐测验手段最初来自于企业选拔领导干部时常用的方法，目前广泛应用于领导行为、培训、工作满意度、绩效评估、组织公民行为、组织信息加工、决策、压力管理、组织气氛等诸多领域的研究。
公务员面试的主要目的是要考核考生的基本素质是否与公务员岗位要求相匹配，尤其要考核考生处理公文的能力。由于申论目前采用提出问题、分析问题与解决问题的模式，在一定程度上不能充分地考核考生处理公文的能力。而文件筐测验方法则恰恰是针对这一缺陷而设计的面试方法。
在公务员面试中，文件筐测验往往用于在限定角色、限定时间、限定背景、限定条件的前提下，通过要求考生处理诸如记录、报告、请示、声明、通知、总结、函电函件、备忘录、待审批签发的文件、统计资料和报表等日常公务来考察被试者的计划、组织、预测、决策和沟通等能力。一般只给日历、背景介绍、测验提示和纸笔，考生在没有旁人协助的情况下回复函电，拟写指示，做出决定，以及安排会议。评分除了看书面结果外，还要求考生对其问题处理方式做出解释，根据其思维过程予以评分。
文件筐测验的特点
文件筐测验把被试者置于模拟的工作情境中去完成一系列的工作，与通常的纸笔测验相比，较能反映被试者的真实能力水平。与结构化面试、无领导小组讨论等其他测评技术相比，它提供给被试者的背景信息和测验材料以及被试的作答都是以书面形式完成的，一方面考虑到被试者在日常工作中接触和处理大量文件的需要，另一方面也为每一位被试者提供了工作的前提条件和机会相等的情境。文件筐测验可以同时对大批量的被试者进行测试，这也是其他情境测验方式所无法比拟的。
文件筐测验是评价担任特定职务的管理人员在典型职业环境中获取、研究有关资料、得体处理各类信息、准确做出管理决策、有效开展指挥、协调和控制工作能力及其现场行为表现的综合性测验。文件筐测验作为评价技术手段体系的一个重要组成部分，一直被认为是选拔领域有效的甄选工具之一。与其他面试方法相比，文件筐测验具有全面性、针对性、准确性、公平性、复杂性、难以把握等特点。
1．全面性
文件筐测验要求考生在限定条件下，迅速准确地处理一系列公文，这就要求考生必须全面调动自己的知识储备与经验积累，不仅仅是要保证公文格式的完整准确，而且还必须能够对特定文件所涉及的背景知识（如业务知识）、操作经验以及其他能力要素有全面的把握。也就是说，考生在考场强刺激环境下，必须能够迅速调用自己与待处理文件有关的一切要素，才能够取得优秀的成绩。而且公文筐测验是一套公文的组合，可以同时从多个维度上评定一个人的管理能力，这些能力是知识、经验和智力相互作用和整合的结果，具有综合性。
2．针对性
结构化面试和无领导小组讨论往往存在一个共同的缺陷，即考试题目常常陷入过于抽象、过于笼统、过于概括的境地，这种笼统性使公务员面试的针对性在一定程度上有所弱化。从而导致考试本身的信度与效度也随之下降，不利于选拔符合职位岗位要求的最佳人选。而文件筐测验则不同，题目一般都会具有很强的实践性与操作性，针对某一个或某几个特定的公务，这些公务都是考生在进入工作岗位之后常常要处理、要面对的公务。考生在考场上的表现，在一定程度上能够反映出考生在进入工作岗位之后的表现。
3．准确性
文件筐测验最大的优点在于其具有较高的表面效度，它模拟的是真实工作情境，测验材料是实际工作的样本。作为一种情境模拟技术，文件筐中有的公文材料采用手写体，有的函件采用报考单位的信笺书写，这使其具有较好的模拟效果，比传统的认知测验和人格测验更能吸引被试者投入测试，也有利于考官根据考生的处理态度、处理方式、处理结果来直观而准确地判断考生潜在的素质是否能够与职位岗位要求形成最佳匹配。文件筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激发被测评者的积极性和创造性，对于在很短的时间内全面、准确掌握管理者的能力、潜能以及个性心理特征的某些关键要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者实战演习”。两小时左右的文件筐测验对被测评者自身综合素质状况、工作经验积累、专业知识和相关知识的系统整合与娴熟应用的考察效果为其他许多人事测验所望尘莫及。据统计，欧美发达国家和日本在选拔、评价管理人员时最常用的技术就是评价中心，而评价中心中文件筐测验的使用频率高达95%。文件筐测验效度和信度极高（信度相关系数为0.92）。研究表明文件筐测验具有良好的内容效度。虽然文件筐在测验过程中采用的是静态的考察方式，但是其材料包罗万象，范围广泛，任何静态的测评要素，比如背景知识、专业知识、操作经验以及能力倾向等都可以隐含于文件之中，通过文件处理这种形式对被试者的潜在能力和综合素质进行考察。
文件筐测验中的成绩与实际工作中的表现有很大的相关，对被试者未来工作绩效有很好的预测能力，即该测验具有良好的预测效度。因此，只要被试者能够妥善处理文件筐中的各类文件，评价者就有理由认为被试者在一定程度上具备了胜任新职位所需要的素质。西方有研究者观察了51人的工作实际绩效后发现，工作绩效与文件筐测验之间的相关度高达0.42；还有人发现文件筐测验的绩效与日后三年内的晋升之间的相关度为0.32。
4．公平性
文件筐测评的技术手段，与其他面试手段不同，它常常采用团体测评的方式。所有考生同时对一个文件筐进行处理。由于这种处理一般都是以书面形式完成的，因此基本上可以排除相互之间的影响和干扰，也排除了结构化面试入场次序不同所导致的不公平现象（比较典型的是：结构化面试中，最后一个入场接受测评的考生，在表现相同的情况下，成绩往往会比先入场的考生要低，这与考官的心理变化有关）。与结构化面试考官独立打分不同，文件筐常常由考官组进行讨论之后，才对考生的表现做出综合评价，这有助于提高公文处理的信度。
5．复杂性
文件筐测验的复杂性体现在专家命题、培训考官、考生答题、考官评分整个面试过程。专家在命题的过程中，必须考虑到考生所报考职位的特点与要求，考虑到题目所涉及的公务在日常工作中的代表性与全面性，还要尽可能降低外在因素对准确判断考生潜质的消极影响，很大的题量、很长的考试时间，对考官自身的素质提出了较高的要求，采用文件筐测验，会使得面试时间成倍地增加，也使得面试的成本大大增加，这无疑也加大了面试的难度。
6．评分的困难性
由于文件筐测评具有很强的针对性，因此就不仅仅对考生的素质提出了更高的要求，对考官评分的要求也大大提高。在我国公务员面试中，考官组成的规则决定了同一个考官要对大量报考不同部门不同职位的考生进行面试与测评。而不同部门、不同职位所面临的日常公文又具有一定的区别，考官很难对所有部门与职位的日常工作都相当了解，加之个人素质、机构性质、工作理念的差异，使得文件筐测评从工作分析、能力分析到选择材料、题目成型，都存在着较大的困难。
一份文件的处理，除了个人素质的原因外，机构、氛围、管理观念等不同的组织，具有不同的评价标准。显然政府机关与公司企业、私营企业与国有企业对有关文件的处理是大相径庭的。在我国从事实际工作的人们往往缺乏对招聘单位管理或经营状况的深入了解，因而文件如何处理才能充分表明考生具备招聘职位所需素质，专业人员与实际工作者往往存在理解上的差异。因此，评分不容易把握。
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